Bu makalemizde ProMail hesabınızda takvim randevularını oluşturmaya detaylı olarak değineceğiz.

1) İlk olarak https://promail.hosting.com.tr adresine giriniz. Ardından size verilmiş olan e-posta ve şifrenizle hesabınıza giriş yapınız.

2) Karşınıza çıkan ekranda takvim simgesine tıklayıp ardından yeni butonuna tıklayınız.

Randevu Ayrıntılarını Kaydetme

Takviminize yeni bir randevu eklediğinizde, randevu istediğiniz kadar çok veya daha fazla ayrıntı kaydedebilirsiniz. Genel olarak, randevu detayları birkaç farklı kart tarafından ele alınır:

ProMail’in yeni randevu bölümünün farklı alanlarını anlamanıza yardımcı olmak için basit bir arayüz diyagramı oluşturduk.

Etkinlik

Etkinlik kartı, oluşturduğunuz randevunun, hatırlatıcının veya etkinliğin gerçek ayrıntılarını taşır. Bir öğle yemeği veya akşam yemeği, bir toplantı, bir yıldönümü veya doğum günü ya da takviminizde organize etmek istediğiniz hemen hemen her türlü etkinlik olabilir. Bir etkinlik oluşturmak için aşağıdaki bilgileri eklemeniz gerekir. Not: Konu ve başlangıç tarihi, randevuyu kaydetmek için gereken tek alanlardır.

  • Takvim – Etkinliğin tarihini seçmek için açılır menüyü kullanın.
  • Konu – Konu “ Öğlen yemeği ” veya “ Haftalık pazarlama toplantısı “ gibi oluşturduğunuz etkinliğin arkadaşça adıdır.
  • Konum – Etkinliğin gerçekleşeceği yer burası. Konum, bir oda veya bina, bir adres veya “ Webex üzerinden “ gibi bazı açıklayıcı metinler olabilir. “ Oda “ ve “ konum “ ile ilgili olarak, bunlar birbiriyle uyumsuz görülen, ancak uyumlu alanlar. Bunları ayırmak, kullanıcıların coğrafi konum ya da belirli bir ofis binası gibi daha genel konumlar belirlerken, aynı zamanda bu mekanlarda konferans odalarını rezerve edebilmesini sağlar. Bu, konum kendi başına girdiğiniz bir şey olsa da, oda yerine alan yöneticiniz tarafından oluşturulan bir konferans odası gibi paylaşılan bir kaynak olacaktır.
  • Oda – Alan yöneticiniz, konferans odaları gibi paylaşılan kaynakları eklediyse, bu açılır menüde oda listesi kullanılabilir. Katılımcının olduğu gibi, bir konferans odası belirli bir gün ve saat için ayrılmışsa, bir etkinlik belirlenecektir. Konferans odası kullanılabilirliği, kullanıcıların yeni randevu penceresindeki katılımcılar alanının yanındaki kullanılabilirlik simgesini tıkladığında da gösterilecektir.
  • Tüm gün Randevu – Bu buton, bir etkinliği “tüm gün“ etkinliği olarak belirtmenize olanak tanır. Geçiş yapıldığında, etkinliğin başlangıç saatleri devre dışı bırakılır.
  • Başlangıç ve bitiş tarih ve saatleri – Etkinliği kaydetmek için bir başlangıç tarihi gereklidir. Varsayılan olarak, olaylar geçerli tarih ve saat olarak başlar ve 1 saat sonra sona ermektedir. Bu alanlar tamamen özelleştirilebilir.
  • Kullanılabilirlik – Burada kendi uygunluğunuzu ayarlayabilirsiniz ( meşgul veya müsait ). Genel adres listenizdeki diğer kişilerin sizi kendi etkinliklerine davet etmeleri durumunda, meşgul olarak durumunuza yansıyacaktır.
  • Hatırlatma – Bir hatırlatıcı ayarlamak, ayarladığınız herhangi bir hatırlatıcı aralığındaki web postasında bir açılır pencere açar.
  • E-posta bildirimleri – Bir e-posta adresine eklendiğinde, hatırlatıcı tarafından ayarlanan zaman aralığına göre etkinlik hatırlatıcısı bu e-posta adresine gönderilir.
  • Özel etkinlik – Bu ayar, takvimlerini diğer kullanıcılarla paylaşanlar için kullanılabilir. Özel olarak işaretlenmiş etkinlikler yalnızca tam erişim’e sahip olanlara gösterilecektir. Sadece salt okunur veya salt okunur izni olanlar bunun yerine “meşgul zaman” a bakarlar ve randevu ayrıntılarını görüntüleyemezler.
  • Açıklama – Bu alan toplantı ile ilgili ayrıntılar için kullanılır: Gündem maddeleri, web konferansı giriş detayları, vb. Açıklamada yazılan herhangi bir şey de randevuya eklenecek, böylece katılımcılar da detayları görebilir.

Katılımcılar

Katılımcılar etkinliğinize davet etmek istediğiniz kişilerdir. Katılımcılar eklenirken, her biri kabul edebilecekleri veya reddedebilecekleri bir etkinlik daveti alırlar. Davetiyelerin davetleri kabul edip etmediğine bakılmaksınız bildirim alacaksınız. Katılımcı eklem için e-posta adreslerini yazmanız yeterlidir.

Yinelenme

Bazı durumlarda, Olayların düzenli olarak gerçekleşmesi gerekecektir. Örneğin, haftalık toplantılar, aylık öğle yemekleri, tatiller, evlilik kayıtları veya iş randevuları. Bu durumlarda bir olayın tekrarlaması ayarlanır. Yineleme özelliği çok esnektir ve gerektiği kadar basit veya karmaşık olabilir. Örnekler her 7 Ağustos’ta bir doğum günü, her ayın ikinci pazartesi günü gerçekleşen bir toplantı veya üç haftada dört günde bir yapılan bir randevuyu içerir.

Etkinliğin ne sıklıkta tekrarlanması gerektiğine dair zaman aralığını seçtiğinizde, çeşitli seçenekler sunulur. Birincisi, olayın haftada kaç kez gerçekleştiğidir. Örneğin, Etkinlik her hafta gerçekleşirse, yinelemeyi “Her 1 haftada” olarak bırakırsınız. Etkinlik her üç haftada bir gerçekleşirse, yinelemeyi “Her 3 haftada” vb.

Daha sonra, Etkinliğin tekrarlanmasını istediğiniz haftanın gününü seçersiniz. Son olarak, Etkinlik yinelemesi için bitiş saatini ayarlarsınız. Etkinlik belirsiz olarak tekrarlayabilir veya belirli sayıda olaydan sonra veya belirli bir tarihte sona erebilir.